原本上一篇是要回答網友心中的疑問,沒想到引起很大的迴響,那麼,今天這一篇乾脆就來個深入探討好了!

有網友看了上一篇文章之後,半夜發mail問我:

「為什麼老闆有甚麼事都要透過別人來問我或探聽我的意思?」
 
「我希望老闆有問題就直接問我,這樣要如何改善呢?」



這應該是員工都會經歷的痛吧!尤其是秘書或幕僚,更是痛上加痛。(當然,還是有些人是不希望被老闆找到的)


先來聊一下第一個問題吧!

為什麼老闆有甚麼事都要透過別人來問我或探聽我的意思?

很簡單啊!

因為老闆找你的時候,你都不在老闆旁邊。

還有另一種情況,那就是─你沒有先問老闆


好啦!我們的座位又不在老闆旁邊,我怎麼知道老闆何時要找我?

很簡單,給老闆一個熱線。

你的分機,還有你的手機。(如果你是秘書,你的老闆一定要有你的手機)

最好的方法是幫老闆的手機輸入你的號碼,最好還幫他設一個快速鍵

你要讓老闆感覺到,你很希望老闆找你

為什麼呢?

因為有些老闆會不好意思,怕打擾到員工;他不知道怎樣做,你才會出現。(還是有這種古意的老闆)

當然,還有些老闆會遲疑,會煩惱,你該不會藉此要申請通話費補助吧?(這種老闆可能比較多)

而最多的老闆就是,身邊有誰就找誰,誰比較好找就找誰。

以前,公司有一位高階主管,他本來就有一位秘書,但是說來奇妙,有一位行政專員,一位行銷專員,還有一位不曉得是幹什麼的,全都從四面八方冒出來,一直黏在主管旁邊。

有時我們都會搞不清楚,到底誰才是正牌的秘書啊!


其實,座位的確是個大問題

秘書不坐在老闆旁邊,而坐在老闆旁邊的,偏偏是一位冗員。(那就太危險了)

遇到這種問題,還是要想個辦法治本才行。

找一天先去問老闆,「老闆,我去協調行政部,把座位調到附近如何?」

這不是開玩笑,你也不要覺得這樣很怪。

事實上,很多人不管三七二十一,自己拿著板凳都塞到老闆旁邊。(很怪吧?正職的秘書不好意思,而山寨版的秘書卻搶翻天了)

如果老闆對於你把座位換到附近,沒表示意見,事不宜遲,你就趕快找負責座位的部門,處理一下話機,挑個良辰吉時,趕快搬過去老闆旁邊

反正,辦法是人想出來的,如果都不行,下次去買個仙芋仙的傳呼機,黏在自己桌上,燈一亮就去找老闆。


剛才有提到,老闆找人傳話給你的另一個原因,是因為你沒有先問老闆。

你不問老闆,老闆會問你嗎?

通常不會喔!通常是小人跑去問老闆。

先發制人,後發制於人。

認真的員工會這麼問老闆,「老闆,下週一股東會,我準備一份時程表,您明天有空可以看一下嗎?」

挑撥達人會這麼問老闆,「老闆,下週一有股東會耶!要不要我幫你去催一下秘書,趕快準備一下?」,「唉呀呀!真是傷腦筋,秘書是7年級的,這些草莓族(搖頭嘆氣),不提醒她們這些小朋友,還真是不行呢!(跺腳)」

您發現中間的差異了嗎?您發現等級的高低了嗎?

這下子,您也應該了解,小人如何利用一張嘴來工作了吧?

OK,既然您也知道事情並不單純,那麼,我們必須設法改善。

首先,記錄老闆經常找你的時間。(你也可以直接問老闆)

例如:老闆總是一到公司就找你,或是下班前找你。(找出老闆的習性)

確定時間之後,按表操課!

時間一到,自己就去找老闆

那找老闆要幹嘛?當然就是要問啊!

努力回想,老闆經常找你做的事情,大致是哪幾類?

是確認行程,還是寫企劃書,或是去催促別人?

老闆接下來的三天,一週,半個月,有哪些活動,該注意什麼,你要幫老闆想得妥當。


萬一老闆把很多雜事都交給你,怎麼辦?

記住,以秘書或幕僚來說,你是讓事情發生的人,不要自己跳下去做。

例如:老闆的筆記型電腦壞了,妳要立刻報修,確訂送回來的時間,然後想辦法去借一台備用的,請資訊單位幫忙灌一些軟體。

千萬不要硬著頭皮把筆記型電腦拆開來修理,那會出問題的。


光是請公司同事幫忙,這裏面就有很多學問了。

同事幫忙,當然要在老闆面前誇人家一下,買杯飲料給人家喝喝,不然下次就沒人幫你做事了。


還有,不要以為你的名片上面印的是副總秘書,印的頭銜是董事長特助,就心有鬆懈

職場上,我看過很多冗員,他們不曉得是如何通過面試進公司的,他們也沒有什麼專長,肉眼真的看不出來他到底是來公司幹什麼。

但是這種人會一直把自己硬塞進你的職位裏,拼命的塞。

以我剛才舉的例子,我有一位朋友,他是宅心仁厚的主管秘書,她總是遇到一堆人卡位。

這些冗員會一直跟你搶老闆,他們會一直巴住老闆,而正牌秘書反而不好意思去煩老闆,而正牌的一讓,山寨版的就進來。(沒人在跟你客氣的啦!)

你讓他得寸,他保證進尺。

再來,您想想看,冗員搶著去問老闆,再把事情交待給你,別人會怎麼想?別人會怎麼看你?

久而久之,大家會誤以為冗員才是老闆的秘書,而你是秘書的助理,你是特助的特助

當你累了,冗員就把你的老闆給搶走了。

老闆被搶走,飯碗還留得住嗎?


記住,別被冗員,小人,或是挑撥達人給唬住了,你和老闆之間,根本不需要冗員介入。

再強調一次,不要不好意思去找老闆


哎呀,不知不覺就寫多了。

今天還有一個重點,這個要打五顆星的,那就是.....小心求證

很多冗員或是挑撥達人,很會扭曲老闆的意思,隨便幾句話,就會把人害死。

千萬不要把冗員當作唯一的消息來源,否則你會被利用,會被激怒,會被坑殺。

當你聽到一件怪消息,接到一通很奇怪的電話,請立刻,馬上跟老闆,以及其它人求證

請你把這件事當做刷牙,洗澡一樣,養成習慣。

的確,這是一件很辛苦的事情,但是工作就是這樣子。

你在流汗工作,小人在散佈謠言。

你在認真工作,小人一直用話在套你,在打壓你。

記得,多方打聽消息,不要讓小人成為唯一的消息來源

只要你能夠掌握這一個重點,你就能避開很多地雷了。


不要讓自己的老闆被搶走囉!

 

 

 


萊行樂 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(4) 人氣()

留言列表 (4)

發表留言
  • jacqueline4
  • 仔細想想,我好像吃了不少這種悶虧啊,看來我們七年級還是太嫩了>"<
  • 慢慢來
    我們也是這樣成長的@@

    萊行樂 於 2010/04/25 21:02 回覆

  • se7en
  • 最後一句真是受用「小心求證」!!
    謝謝分享這麼實用的文章~
  • 不客氣~
    這是小小的分享,希望對大家有幫助

    萊行樂 於 2010/04/25 21:02 回覆

  • J-Q
  • 曾經我回台北公司窩了兩個星期,這期間,因為某個案子,出了點問題且上了新聞,所以相當棘手(對公司形象來說),當初涉入這案子的工作人員,死的死逃的逃,某天下班,我被老闆叫進去辦公室,當場除了老闆還有負責該案的副理跟經理(我說的以上這兩個理都是老闆的魁儡),結果老闆問我ㄧ句:[今天晚上有空嗎??],我早知道他要幹嘛!?他要我幫忙留下來整理這個案子的文件,但是這個案子我從頭到尾沒有涉入,不知頭不知尾,怎麼會整理出啥米東西??呵~~老闆怕我誤解,馬上解釋:[我沒有要請你吃飯喔!!],既然老闆這樣說,我當然就直接說:[可是我今天要回家耶!](我不住在台北),老闆笑臉迎人:[對喔!妳要回家。],是啊!!因為高鐵票早訂好啦!!我就轉身離開那間小辦公室囉!!!
  • 想必老闆是要請你善後,可能還會送你一個超級黑鍋。

    話說出了狀況,一般的老闆都會找有能力的員工來處理,開始都笑臉迎人,但是處理到後來,都把這些員工給陪葬了說~

    我有幾個朋友都遇到這種狀況,案子接下來,黑鍋也扛在身上。然後老闆就翻臉了...

    萊行樂 於 2010/10/10 03:07 回覆

  • J-Q
  • 那我這樣算是死裡逃生成功囉!!!!不過,那些被陪葬的員工,就這樣悶不吭聲嗎??
  • 只要活著啊.....就有希望!

    萊行樂 於 2010/10/15 00:39 回覆